KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Veri sorumlusu, erzincan.site markasıyla çalışan Efe Aras ve Tolgahan Birer’dir (Erzincan). Bize şu adresten ulaşabilirsiniz:

info@erzincan.site

2. Hangi verileri işliyoruz?

• Berber demosu (randevu): ad soyad, telefon numarası ve isteğe bağlı not. Randevunun kendisi (hizmet, personel, tarih ve saat) de kaydedilir.
• Konak demosu (konaklama talebi): ad soyad, telefon numarası, isteğe bağlı e-posta adresi ve mesaj. Talebin kendisi (oda tipi, giriş-çıkış tarihi, kişi sayısı) de kaydedilir.
• Yönetim panelleri (berber ve emlak demoları): giriş yaptığınızda yalnızca bir oturum çerezi oluşturulur. Panel girişindeki demo hesabı (kullanıcı demo) herkese açıktır ve kişisel veri değildir.
• Mandıra demosu (sepet): sipariş vermek istediğinizde yazdığınız ad soyad, telefon, il, ilçe, adres ve not. Bu bilgiler bir WhatsApp mesajına dönüştürülür ve stüdyonun numarasına gönderilir.
• Lokanta demosu (sipariş notu): isteğe bağlı masa numarası ve not. Bunlar da bir WhatsApp mesajına eklenir.
• Emlak demosunun ziyaretçi sayfaları: form içermez, sizden kişisel veri istemez.
• Klinik, hukuk, inşaat ve danışmanlık demoları: formları yalnızca nasıl çalıştıklarını gösterir; yazdıklarınız tarayıcınızdan çıkmaz, hiçbir yere gönderilmez ve kaydedilmez. Bu demolardaki WhatsApp ve e-posta bağlantıları, siz kullanırsanız stüdyoya mesaj açar.
• Sunucu kayıtları (tüm siteler): siteyi ziyaret ettiğinizde web sunucusu IP adresinizi, tarayıcı bilginizi, istenen sayfayı, varsa sizi o sayfaya yönlendiren sayfanın adresini ve hangi sitemizin açıldığını (alan adı) tarih ve saatiyle erişim kaydına yazar.
• Ana site (Teklif Sihirbazı): sihirbazda yaptığınız seçimler “Teklif talebimi gönder”e basana kadar yalnızca tarayıcınızda tutulur, bize gönderilmez. Formu gönderirseniz 3. bölümde anlatılan veriler bize ulaşır.

Lokanta ve mandıra demolarında yazdıklarınız sunucumuzda saklanmaz; yalnızca siz WhatsApp’ta “gönder”e bastığınızda stüdyonun numarasına gider. Mesaj WhatsApp’ın (Meta) hizmetinden geçer ve WhatsApp’ın kendi koşullarına tabidir; Meta bu mesajı yurt dışındaki sunucularda da işleyebilir. Telefon bağlantıları sizi arama ekranına yönlendirir.

3. Teklif Sihirbazı formu (ana site)

erzincan.site ana sayfasındaki Teklif Sihirbazı’nın son adımında “Teklif talebimi gönder”e basarsanız aşağıdaki bilgiler bize ulaşır. Demo sitelerinden farklı olarak bu form gerçek bir taleptir; sizinle iletişime geçeriz.

• Verileriniz: ad soyad, işletme adı, telefon numarası, isteğe bağlı e-posta adresi, ilçe ve not; ayrıca sihirbazda yaptığınız seçimler (web sitesi paketi, özellikler, bakım, sosyal medya ve ek hizmetler) ile teklifin tutarı.
• Siteye nereden geldiğiniz: formla birlikte, bu ziyaretinizde siteye ilk girdiğiniz sayfa, sizi başka bir siteden yönlendiren sitenin adresi (yalnızca alan adı ve yol; kendi sitelerimiz arasındaki geçişler kaydedilmez) ve bağlantıda varsa kampanya etiketleri (UTM) de gönderilir. Bunları, hangi sayfaların ve kanalların teklif getirdiğini ölçmek için kullanırız. Bu bilgiler formu gönderene kadar tarayıcınızın oturum belleğinde (sessionStorage) bekler ve sekmeyi kapattığınızda silinir (8. bölüm). Formu gönderirseniz talebinizle birlikte saklanır ve müşteri yönetim sistemimizdeki kayda da eklenir; ikisinde de talebinizin diğer bilgileriyle birlikte silinir (aşağıdaki saklama süresi ve 6. bölüm).
• Amaç: size teklif hazırlamak, size dönüş yapmak ve hangi sayfaların ve kanalların teklif getirdiğini ölçmek.
• Hukuki sebep: açık rızanız (KVKK md. 5/1) ve sözleşme öncesi görüşmenin yürütülmesi (KVKK md. 5/2-c). Onay kutusunu işaretlemeden form gönderilemez.
• Saklama yeri: barındırma hizmeti aldığımız Contabo GmbH’nin Almanya’daki sunucusu ve aynı sunucuda çalışan müşteri yönetim sistemimiz (EspoCRM). Veriler bu nedenle yurt dışında saklanır (7. bölüm). Verileriniz satılmaz, pazarlama için kimseyle paylaşılmaz.
• Saklama süresi: formun kendi kaydındaki kişisel bilgileriniz 90 gün sonra otomatik olarak silinir. Size dönüş yapabilmek için talebiniz müşteri yönetim sistemimize de aktarılır ve görüşmemiz sürdüğü sürece orada tutulur; görüşme bir sözleşmeyle sonuçlanmazsa en geç 1 yıl içinde silinir (ayrıntılar ve istisnalar 6. bölümde). İsterseniz daha önce silmemizi talep edebilirsiniz (10. bölüm).

4. Verileri neden işliyoruz?

Randevu ve konaklama talebi akışının gerçekten çalıştığını göstermek; gönderdiğiniz talebi kaydetmek ve yönetim panelinde listelemek için işliyoruz. Sipariş mesajlarındaki bilgileri, yalnızca siz WhatsApp’tan gönderirseniz siparişi iletmek için kullanırız. Sunucu kayıtlarını sitenin güvenliğini sağlamak ve kötüye kullanımı önlemek için tutarız. Teklif Sihirbazı formundaki bilgileri 3. bölümde sayılan amaçlar için kullanırız. Başka bir amaçla, örneğin pazarlama ya da profilleme için kullanmıyoruz.

5. Hukuki sebep

Formlardaki verileri açık rızanıza dayanarak işliyoruz (KVKK md. 5/1). Formda, onay kutusunu işaretlemeden gönderim yapılamaz. Rızanızı istediğiniz zaman geri alabilirsiniz; bunun için aşağıdaki e-posta adresine yazmanız yeterlidir. Sunucu kayıtlarını ise sitenin güvenliğini sağlamak yönündeki meşru menfaatimize dayanarak işliyoruz (KVKK md. 5/2-f). WhatsApp mesajını siz kendiniz gönderirsiniz.

6. Nerede ve ne kadar saklıyoruz?

Berber ve konak demolarında formla gönderdiğiniz veriler, teklif formuyla aynı sunucuda, Almanya’da saklanır. Ad, telefon, e-posta, not ve mesaj alanları 90 gün sonra otomatik olarak silinir. Demo veriler ayrıca her gece sıfırlanır; sıfırlama herhangi bir nedenle çalışmasa bile kişisel veriler en geç 90 gün içinde silinmiş olur.

Konak demosu bir konsept çalışmadır: gönderdiğiniz talep yalnızca demo için kaydedilir, her gece silinir ve kimse yanıt vermez. Gerçek bir konaklama talebi için bu formu kullanmayın.

Teklif Sihirbazı’yla gönderdiğiniz talep, müşteri yönetim sistemimizde (EspoCRM) tutulur. Talep bir sözleşmeyle sonuçlanmazsa, gönderdiğiniz günden 1 yıl sonra kişisel bilgileriniz bu sistemden otomatik olarak silinir: talep kaydında ve talepten oluşturulan kişi, işletme ve fırsat kayıtlarında ad soyad, işletme adı, telefon, e-posta, adres, ilçe ve not gibi bilgiler boşaltılır, adların yerine “Silindi (KVKK)” yazılır. Ekibimiz için otomatik açılan görevlerin başlıklarındaki ad da kaldırılır. Kayıtlarda yalnızca kimliğinizi doğrudan göstermeyen teklif bilgileri (teklif kodu, sektör, seçilen paket ve hizmetler, tutarlar, görüşmenin aşaması ve tarihler) istatistik için kalır. Kişi ya da işletme kaydınız başka bir teklifte ya da projede de kullanılıyorsa bu iki kayıt silinmez; talep ve fırsat kaydındaki bilgiler yine silinir.

Bu otomatik silme; size gönderdiğimiz onay e-postasının sistemdeki kopyasını, işletme kaydının değişiklik geçmişinde kalan eski işletme adını, kayıtlardan çıkarılan telefon numaranızın ve e-posta adresinizin sistemin iç tablosunda kalan kopyasını ve ekibimizin elle eklediği not, görev, arama, toplantı ve e-postaları kapsamaz. Bunların silinmesini 10. bölümdeki adresten isteyebilirsiniz. Sistemin yedekleri 14 gün saklandığından silinen bilgiler yedeklerden de en geç 14 gün sonra çıkar.

Teklif formunun kendi kaydında ad soyad, işletme adı, telefon, e-posta, not ve siteye nereden geldiğinizi gösteren bilgiler (ilk girdiğiniz sayfa, sizi yönlendiren sitenin adresi ve varsa kampanya etiketleri) 90 gün sonra otomatik olarak silinir. Kaydın kendisi silinmez; kimliğinizi doğrudan göstermeyen teklif bilgileri (teklif kodu, sektör, ilçe, seçtiğiniz paket ve hizmetler, tutarlar, talebin ve onayınızın tarihi) ile müşteri yönetim sistemimizdeki kaydın numarası kalır. Siteye nereden geldiğinizi gösteren bilgiler müşteri yönetim sistemimize aktarılan kayıtta da yer alır ve orada talebinizin diğer bilgileriyle birlikte, yukarıda anlatıldığı gibi silinir.

Web sunucusunun erişim kayıtları (IP adresi, tarayıcı bilgisi, istenen sayfa, yönlendiren sayfa ve alan adı) güvenlik amacıyla 14 gün saklanır, ardından silinir.

7. Üçüncü kişiler ve yurt dışı

Verilerinizi satmıyor, pazarlama için hiçbir kişiyle paylaşmıyoruz. Hizmetin çalışması için aşağıdaki sağlayıcılar devreye girer ve bazıları verileri yurt dışında işleyebilir:

• Contabo GmbH (barındırma, Almanya): sitelerimiz, formların kaydı ve müşteri yönetim sistemimiz Contabo’nun Almanya’daki sunucusunda çalışır. Formlarla gönderdiğiniz veriler bu nedenle yurt dışında saklanır.
• Google (Gmail): Teklif Sihirbazı formuna e-posta adresinizi yazarsanız talebinizin alındığını bildiren, teklif kodunu ve seçimlerinizi içeren otomatik bir onay e-postası gönderilir. Bu e-posta da size yazdığımız diğer e-postalar da Google’ın sunucuları üzerinden iletilir ve yurt dışında işlenebilir.
• Cloudflare: sitelerimize erişim Cloudflare üzerinden geçer (içerik dağıtımı ve güvenlik). Bu nedenle IP adresiniz ve istekleriniz Cloudflare tarafından, yurt dışındaki sunucular dahil işlenebilir. Bize yazdığınız e-postalar da Cloudflare’in e-posta yönlendirmesi üzerinden iletilir.
• WhatsApp (Meta): lokanta ve mandıra demolarındaki sipariş mesajını siz gönderirseniz mesaj WhatsApp üzerinden iletilir ve yurt dışında da işlenebilir.
• Google Haritalar: “Haritayı göster” düğmesine basana kadar harita yüklenmez. Düğmeye bastığınızda Google’ın haritası yüklenir; Google çerez yerleştirebilir ve verilerinizi yurt dışında işleyebilir. Haritayı göstermezseniz Google ile bağlantı kurulmaz.

Yeni bir teklif talebi geldiğinde ekibimize Telegram üzerinden kısa bir bildirim gider. Bildirim teklif kodunu, sektörü, ilçeyi, seçilen paketi ve tutarları içerir; adınız, işletmenizin adı, telefonunuz ve e-postanız gönderilmez. Görüşme ilerledikçe giden kapora, teslim ve günlük özet bildirimlerinde işletmenizin adı yer alabilir. Telegram’daki bu mesajlar otomatik olarak silinmez.

8. Çerezler ve izleme

Sitelerimizde analiz, reklam ya da izleme çerezi yoktur. Yazı tipleri kendi sunucumuzdan yüklenir. Bizim yerleştirdiğimiz tek çerez, yalnızca berber ve emlak demolarının yönetim panelinde, giriş yaptıktan sonra oluşan ve oturumun çalışması için zorunlu olan oturum çerezidir (es_session). Çerez HttpOnly ve SameSite=Strict niteliklidir, 12 saat sonra sona erer. Haritayı gösterirseniz Google, kendi çerezlerini yerleştirebilir (7. bölüm).

Ana sitede, teklif talebinin nereden geldiğini ölçmek için siteye ilk girdiğiniz sayfa, sizi yönlendiren sitenin adresi ve varsa kampanya etiketleri tarayıcınızın oturum belleğine (sessionStorage, es_attribution) yazılır. Bu bir çerez değildir; o sekmeye özeldir, sekmeyi kapattığınızda silinir ve yalnızca teklif formunu gönderirseniz bize ulaşır (3. bölüm).

9. Haklarınız (KVKK md. 11)

Veri sahibi olarak şu haklara sahipsiniz:

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• verilerin aktarıldığı kişileri öğrenme,
• eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK md. 7 kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• bu işlemlerin, verilerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenen verilerin otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

10. Nasıl başvurursunuz?

Taleplerinizi info@erzincan.site adresine e-posta ile iletebilirsiniz. Adınızı, telefon numaranızı ve talebinizi yazmanız yeterlidir; başvurunuzu en geç 30 gün içinde yanıtlarız. Yanıtımızdan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.